En el boletín de hoy queremos daros unos consejos para aumentar vuestra productividad, centrándonos en los correos electrónicos.

El email es una de las herramientas más poderosas que las nuevas tecnologías nos han proporcionado, pero si se utiliza de manera incorrecta puede convertirse en enemigo de nuestro trabajo. Se trata de un canal de comunicación asíncrono (diferido) y como tal debe tratarse.

• Asunto: Las noticias tienen titular y cuerpo y los correos electrónicos tienen asunto y contenido. Debe sintetizar el mensaje para ayudar al receptor a interpretarlo y clasificarlo rápidamente, permitiendo localizarlo de manera sencilla en el futuro.
• Contenido: Debemos expresar lo que queremos comunicar de la manera más concisa y cerrada posible. Debe parecerse más a un telegrama que a una carta. Tardaremos menos en escribirlo, en leerlo, y mejoraremos nuestra comunicación y productividad.
• Frecuencia: Envía sólo cuando consideres importante comunicar un mensaje. Evita enviar un sinfín de correos que te harán perder el tiempo a ti y a tus destinatarios.
• Importancia: Si no es importante no debe ser comunicado. No reenvíes nunca cadenas de correos, animaciones ni otros datos sin interés. En horario laboral hay que centrarse en asuntos laborales.
• Cuida los destinatarios: ¿Están todos los destinatarios que deben recibirlo? ¿Falta o sobra alguno? Un mensaje sólo se envía a aquellas personas que realmente tengan interés.
• Respuestas prediseñadas: ¿Te preguntan constantemente lo mismo? No lo reescribas una y otra vez; utiliza respuestas prediseñadas.
• Ortografía: Una ortografía correcta ayuda a explicarse y entender. Utiliza convenientemente acentos, puntuación, etc.

No tener en cuenta estos consejos hace que nuestra comunicación diaria sea muy lenta y pesada. Por ejemplo, al enviar un correo sin asunto, o con un asunto genérico obligará al receptor a abrirlo para poder decidir si debe atenderse en ese momento o no, e impedirá una localización cómoda del mismo.

Como bonus podríamos añadir: sé directivo y cerrado en tus mensajes. Con esto nos referimos a evitar conversaciones tipo:

• Persona 1: «Necesito que veas una cosa»
• Persona 2: «¿Qué?»
• Persona 1: «Una factura que no me cuadra»
• Persona 2: «Vale»
• Persona 1: «¿Cuándo podemos quedar?»
• Persona 2: «Cuando quieras»
• Persona 1: «Esta tarde»
• Persona 2: «Ok»
• Pesrona 1: «Sobre las 17.00»
• Persona 2: «Vale»
• …

Podríamos haber tenido la siguiente conversación:

• Persona 1: «Necesito que veas conmigo una factura que no me cuadra. Si te viene bien lo vemos hoy a las 17.00».
• Persona 2: «Perfecto.»